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Marketing 25 octobre 2014

Optimisation de la participation
à un salon

Douwe Lodewijk, Communication Manager, chez HZPC Holland, a organisé et participé à de nombreux salons professionnels. Il nous fait part de son expérience : « Les salons professionnels sont des événements très importants. Pour une entreprise, ils permettent de rencontrer tous les clients et les partenaires commerciaux, mais également d’établir le contact avec de nouveaux clients. Rien ne remplace le dialogue direct, à condition de s’y être préparé à l’avance.

La préparation, c’est la moitié du travail

Il est important de prendre le temps de réfléchir aux facteurs qui motivent la participation à un salon professionnel. Il ne faut pas simplement raisonner en termes de présentation de produits, mais également et avant tout s’interroger sur les besoins des visiteurs : quelles sont les nouveautés ? Quel est le message ? Il faut alors définir un objectif et établir une stratégie permettant de l’atteindre. Il faut ensuite mettre par écrit l’histoire que vous voulez raconter et réfléchir aux moyens de mettre l’entreprise en évidence. Il faut absolument retenir l’attention des visiteurs. Par exemple, à travers le lancement d’un nouveau produit ou une action humoristique. Il faut aussi prendre le temps de former une équipe motivée. En outre, on ne doit pas oublier de prévoir un suivi et une évaluation.

Se préparer au salon

Il est également important pour les visiteurs de préparer le salon afin d’optimiser leur visite. En général, le temps passe très vite et la visite peut être un peu bousculée. Il est important de prévoir suffisamment de temps pour visiter tous les stands qui vous intéressent.

Se fixer un objectif

C’est l’étape sans doute la plus importante. Il s’agit de se fixer un objectif. Quels objectifs votre entreprise s’est-elle fixée ? S’agit-il de consolider les relations avec les clients existants, d’introduire de nouveaux produits ou services, ou d’établir un contact avec de nouveaux clients ? S’agit-il de renforcer l’image de l’entreprise ou sa notoriété. Plus les objectifs sont clairs et concrets, plus le travail sera précis.

Identifier des groupes cibles

Les groupes cibles ont été définis en fonction de vos objectifs. Quels sont-ils / qu’ont-ils en commun ? Il s’agit de préparer un listing d’adresses détaillé de votre groupe cible sans oublier d’y inclure vos clients actuels, vos prospects, la presse ou tout autre groupe susceptible de vous intéresser. Préparez une base de données qui vous offre la possibilité d’effectuer diverses sélections.

Sélectionner le bon salon professionnel

Les salons professionnels sont pléthore. Sélectionnez l’événement le plus approprié pour votre entreprise. Les critères devant être pris en compte pour établir cette sélection sont les suivants : notoriété, profil des visiteurs, dimension régionale / nationale / internationale, coût, calendrier, disponibilité. Les catalogues des éditions précédentes du salon sont un outil souvent utile pour faire le choix le plus pertinent pour votre entreprise : exposants, impressions, etc.

Établir un budget

Il est important d’établir un budget pour votre participation en incluant les coûts externes (location de stand, stand, matériel promotionnel, publicité, mailings, frais de transport et d’hébergement, etc.) et coûts interne (temps). Étudiez ensuite ce budget à la lumière de vos objectifs. Soyez vigilant aux dimensions du stand. Un stand plus petit permet de réduire les frais de location et d’aménagement.

Établir un plan de communication

Une fois les objectifs et les groupes cibles fixés, il s’agit d’établir un plan de communication. Comment voulez-vous aménager votre stand ? Quel est votre message, quelles sont les contraintes en matière de conception ? Est-il nécessaire d’envoyer des mailings ? De prévoir de faire de la publicité ? Quel sera le suivi ? Faut-il prévoir des dépliants, des brochures, des échantillons, une liste de revendeurs et de références ? En résumé, il s’agit de dresser un inventaire complet de vos besoins et fixer ensuite les délais.

Définir un plan logistique

En sus de la communication, il faut régler de nombreuses questions liées à la logistique. Que faut-il prévoir pour votre stand ? Connexions Internet, électricité, réfrigérateurs ? Service de restauration ? Faut-il réserver des chambres d’hôtel ? Avez-vous besoin de prévoir un équipement audiovisuel ? Il s’agit de ne rien oublier pour garantir la meilleure prestation possible.

Mettre en place une équipe chargée du projet

Il est possible de prévoir une équipe de collaborateurs en tenant compte du planning. Qui est responsable de l’équipe ? Liste des tâches à accomplir et calendrier ? Qui se charge de la communication et d’évaluer l’avancée des travaux ?

Mise en œuvre des étapes du projet

Il est à présent possible de passer à la phase de réalisation du projet : conception du stand, sélection des fournisseurs, préparation du matériel promotionnel et demande de devis.

Lancement de la campagne

Il s’agit d’informer votre groupe cible de la participation de votre entreprise au salon à travers l’envoi de mailings (d’un simple courrier à des mailings créatifs proposant des entrées gratuites) ou bien grâce à une campagne de publicité (ne pas oublier d’indiquer le numéro de votre stand). Contactez vos principaux clients et prospects par téléphone pour proposer de les rencontrer lors du salon.

Vérifiez plutôt deux fois qu’une

Juste avant l’ouverture du salon, vérifiez si tout est bien en place. Le stand est-il prêt ? Toutes les connexions Internet ont-elles été demandées ? La documentation a-t-elle été imprimée ? Les cadeaux clients ont-ils été commandés ? Le planning personnel est-il prêt ? Avez-vous commandé le service de restauration ? Avez-vous prévu du café, du thé et des boissons (sodas) ? Avez-vous prévu des collations ? Les invitations ont-elles été envoyées à la presse ? Vérifier plutôt deux fois qu’une permet d’éviter toute mauvaise surprise.

Briefing

Juste avant l’ouverture du salon, pensez à donner des instructions à votre équipe. Est-elle informée des choses à faire et à ne pas faire. Connaît-elle le message que l’entreprise veut faire passer ? Sait-elle comment enregistrer les nouveaux contacts ? Connaît-elle la marche à suivre lorsqu’on ne peut pas répondre à une question ? Qui est responsable des clients et prospects importants ? Quelle information pour quel client ? À qui offrir un cadeau promotionnel ? Chacun doit savoir ce qu’on attend précisément de lui ou d’elle.

Liste de secours

Juste avant l’ouverture du salon, prévoyez de dresser une liste reprenant toutes les informations nécessaires en cas d’urgence (noms et numéros de téléphone des fournisseurs, noms des personnels présents sur le stand, équipe des collaborateurs de l’entreprise, équipe présente au salon). Vous pouvez également établir une liste des revendeurs, des restaurants, hôtels et services de taxis à proximité du salon. Il est aussi important de prévoir une liste reprenant les responsabilités de chacun afin d’éviter que trois personnes différentes appellent le traiteur lorsque le café n’a pas été livré à l’horaire prévu.

HZPC et les salons professionnels

HZPC regularly exhibits at trade fairs. Around 10 times a year. Highlights are the 3-day international HZPC participe régulièrement à des salons professionnels en tant qu’exposant. En moyenne, HZPC participe à dix salons par an. Le salon international Fruitlogistica de Berlin (Allemagne) qui se déroule sur trois jours au mois de février est un événement incontournable, tout comme le salon Potato Days, organisé par HZPC chaque année, au mois de novembre. Lors de ces deux événements, HZPC met tout en œuvre pour surprendre et séduire ses clients. Envie de nous rencontrer lors d’un salon au cours des 6 prochains mois ? C’est possible !

  • HZPC Potato Days, 6-7 novembre 2014, Pays-Bas*
  • Interpom, 23-25 novembre 2014, Belgique*
  • Potato Expo, 7-9 janvier 2015, Orlando, USA*
  • Fruitlogistica, 4-6 février 2015, Berlin, Allemagne*
« Faire des affaires,
c’est avant tout
une question d’échanges,
de ‘’give and take’’.

Les nouvelles technologies au salon

Les offres spéciales des médias sociaux, la réalité augmentée et les lunettes Google font désormais partie intégrante des salons professionnels. Certains vont même jusqu’à dire que les salons professionnels appartiennent au passé et qu’ils seront bientôt remplacés par les nouvelles technologies de l’information.

Douwe Lodewijk est très clair à ce sujet : « Faire des affaires, c’est avant tout une question d’échanges, de ‘’give and take’’. Or, l’échange, c’est avant tout la rencontre. Certes, les technologies évoluent très vite, mais selon moi les visiteurs sont trop sollicités. En effet, il n’est pas possible de s’arrêter à chaque stand et de prendre le temps de visionner chaque présentation vidéo. Parfois, certains visiteurs viennent sur notre stand pour prendre le temps de souffler et de reprendre leurs esprits. Dans ce cas, un accueil chaleureux permet de faire la différence. 

Il poursuit : « Je ne suis pas en train de contester l’avancée du numérique. D’ailleurs, nous avons nous-mêmes recours à ces outils. C’est notamment le cas des QR codes, qui ont remplacé les dépliants. Nous utilisons aussi les tablettes et les smartphones. Si vous souhaitez obtenir une information, nous vous la transmettons personnellement. Cela signifie que nous faisons des économies de papier, ce qui s’inscrit dans nos objectifs de développement durable. Ceci dit, il ne faut pas confondre nouvelles technologies et magie, sous peine d’aller au-devant de grandes déconvenues. 

Se préparer au salon

Il est également important pour les visiteurs de préparer le salon afin d’optimiser leur visite. En général, le temps passe très vite et la visite peut être un peu bousculée. Il est important de prévoir suffisamment de temps pour visiter tous les stands qui vous intéressent.

Start in time. Experience teaches that a visit to a trade fair often takes longer than anticipated. Wear comfortable shoes and light clothing, it can be quite warm at a fair. Always have sufficient business cards to leave behind with interesting exhibitors. Be explicit if you want a conversation to continue after the show. And last but not least: don’t forget to enjoy the show. There is often plenty to do and see and the enjoyment and meeting people are all part of it.

Cinq bonne raisons de participer à un salon

  • Renforcer les relations avec les clients
  • Faire de nouveaux contacts
  • Présenter de nouveaux produits
  • S’informer sur la concurrence
  • Réaliser des ventes

Cinq bonnes raisons de visiter un salon

  • Rencontrer de nouveaux clients
  • Découvrir de nouveaux produits et innovations
  • Collecter des informations
  • Faire de nouveaux contacts
  • Profitez des offres spéciales à l’occasion du salon